Na 11. sjednici Gradskog vijeća Grada Mostara, zatvorenoj za javnost koja je održana 22.06.2010. prisustvovalo je 30 vijećnika, načelnici odjela Gradske uprave, predstavnici Upravnih odbora javnih preduzeća, Zavoda za prostorno uređenje, Sportskog saveza
Preporuke, rokovi i mehanizmi za otklanjanje propusta i utvrđivanje odgovornosti
Na svojoj 11. sjednici, vijećnici Gradskog vijeća Grada Mostara usvojili su niz preporuka u sklopu izvještaja Službe unutrašnjeg nadzora koji su se odnosili na oblasti: finansija, sudskih postupaka, kancelarijskog poslovanja odjela Gradske uprave, javnih preduzeća...
U Preporukama su dati rokovi i mehanizmi za otklanjenje nepravilnosti. Gradsko vijeće mora dobiti izvještaj o urađenom u narednih 30 dana. Uz to, obavezuje se Gradonačelnik za utvrđivanje odgovrnih osoba za propuste.
Zatraženo je da se preispita ispravnost Odluke o objedinjavanju Gradske ljekarne Mostar i Apoteke Stari Grad Mostar uz mogućnost prijedloga nove koncepcije djelovanja ove ustanove.
Gradsko vijeće Grada Mostara će zatražiti od medija koji su objavljivali povjerljive materijale, da objasne na koji su način i pod kojim okolnostima došli do njih, jer su njihovim otkrivanjem prije održavanja sjednice koja je bila zatvorena za javnost, značajno promjenjene okolnosti rasprave i povrijeđena zakonska legislativa
Uvojene preporuke:
Izvještaj o nadzoru realizacije odluka i rješenja Gradskog vijeća Grada Mostara u kojima postoji finansijska obaveza za 2007. i 2008.;
- da se buduća rješenja i odluke upotpune sa elementima koja u postojećima nedostaju,
- da se što hitnije otvori poseban račun na koji bi se deponirala sredstva koja bi se kasnije isplaćivala uknjiženim korisnicima,
- da se pozovu uknjiženi korisnici i provede javni poziv i da se odredi vremenski period u kojem se uknjiženi korisnici trebaju javiti da bi naplatili svoja potraživanja,
- potrebno je da građevinska inspekcija izađe na lice mjesta da bi se utvrdilo da li su pojedini korisnici, koji nisu platili naknadu za dodijeljeno zemljište, započeli gradnju, odnosno da utvrde način i stupanj korištenja zemljišta koje im je dodijeljeno, odnosno izgrađenost istog,
- Odjel za finansije i nekretnine treba poslati opomene korisnicima za izmirivanje obaveza,
- Pravobranilaštvu Grada potrebno je od strane Odjela za finansije i nekretnine dostaviti kompletirane predmete za utuženje svih obaveznika koji se smatraju spornim,
- obračunati zakonske zatezne kamate za kašnjenje u plaćanju (Sl.n.FBiH 48/01, 52/01 i 42/06), odnosno 0,04% dnevno,
- potrebno je što hitnije donijeti Pravilnik o računovodstvu i Računovodstvene politike,
- da se izvrši dopuna i izmjena Pravilnika o sistematizaciji u dijelu koji se odnosi na radna mjesta službenika koji trenutno samo djelomično obavljaju poslove interne kontrole,
- da se donese Pravilnik o sistemu internih kontrola,
- da se usvoji Pravilnik o popisu sredstava i izvora sredstava,
- realizaciju ovih obveza Grad Mostar treba da izvrši na način da se ne ugrozi neto-novčani tok na redovnom transakcijskom računu - Grada odnosno da se ne dovede u pitanje likvidnost Grada,
- izmirivanje ove obaveze Gradska uprava trebala je početi izvršavati nakon donošenja rješenja i osigurati potpunu realizaciju iste, te se preporučuje da se odmah pristupi rješavanju ovog pitanja.
Izvještaj o rashodima po sudskim postupcima u 2007., 2008. i 2009.godini (od dana početka nadzora);
- da se izmjeni i dopuni Pravilnik o sistematizaciji radnih mjesta, odnosno omogući uposlenje jednog pripravnika ili stručnog suradnika,
- da se donese i usvoji Upustvo ili Pravilnik o dostavljanju akata i izvještavanju, između Odjela za finansije i nekretnine i Pravobranilaštva kojim bi se odredio način komuniciranja i poštivanje rokova prilikom prepiske, sve u cilju blagovremene dostave presuda na izvršenje i izbjegavanja dodatnih troškova,
- da se Pravobranilaštvu utvrdi obaveza sačinjavanja Prijedloga dinamičkog plana isplate obveza, a sve u svrhu nepotrebnog uvećanja troškova, odnosno izbjegavanja plaćanja zakonskih zateznih kamata prema ročnosti dospijeća,
- da se referentu koji vodi Upisnike propiše način na koji će ih pravilno i uredno voditi, te da mu se omogući uvid u predmete, kao i da se svi aktivni predmeti drže na jednom mjestu u ročišniku,
- da se obavezno uspostavi efikasan način komunikacije sa Odjelom za finansije i nekretnine i to na način da se unutar Pravobranilaštva odredi namještenik kojem će se dodijeliti posao vođenja protokola i upisnika i koji će voditi računa o blagovremenom dostavljanju pravosnažnih i izvršnih presuda Odjelu za financije i nekretnine, čime bi se znatno rasteretili Pravobranitelj i zamjenici, a izbjeglo evidentno uvećanje troškova (prijedloga za izvršenje pravomoćnih sudskih presuda , troškovi izvršnih postupaka i zakonske zatezne kamate),
- da se uspostavi sistem efikasnijeg koncipiranja predmeta, jer je prilikom nadzora utvrđeno - - da se pojedini dopisi koji se odnose na isti predmet ne nalaze u omotima spisa izvršnog postupka, već samo u omotima parničnih postupaka (a odnose se na istu pravnu stvar, a fizički su ovi predmeti odvojeni),
- uspostaviti efikasniju komunikaciju između Grada Mostara i Javnog pravobranilaštva Grada Mostara, kako bi dokumentacija koja se dostavlja bila kompletna,
- uspostaviti sustav internih kontrola i internih kontrolnih postupaka u kojima bi se vršio pregled svih akata, kompletiranje i pravilno bilježenje transakcija po ročnosti nastanka i dospijeća obveza, provjera da li su informacije pouzdane, pravovremene i cjelovite, koriste li se pri izvještavanju i donošenju odluka,
- u računovodstvu Budžeta Grada Mostara vršiti rezerviranja za troškove po tužbama u trenutku prijeme tužbenog zahtjeva-tužbe na odgovarajućim kontima klase 3 i klase 4, ovisno o nastanku i procjeni okončanja postupaka, da bi obveze, odnosno financijski položaj Grada Mostara bio realno prokazan u finansijskim izvještajima;
- obavezno je priznati rashode i izdatke u momentu nastanka i u Odjelu za finansije i nekretnine uspostaviti ažurno prikazivanje obaveza, u skladu sa članom 2. Zakona o budžetima u Federaciji Bosne i Hercegovine, na način da se ustroje analitičke evidencije obaveza i iste izmiruju u zakonskim rokovima, u okviru odobrenom Budžetu Grada Mostara, a u skadu i tački 10. Međunarodnog računovodstvenog standarda 37- MRS 37- Rezervisanja, potencijalne obaveze i potencijalna sredstva, koja glasi: „ Obavezujući događaj je događaj koji stvara zakonsku ili izvedenu obavezu koja dovodi do toga da pravna osoba nema nikakvu drugu realnu alternativu osim podmiriti tu obavezu",
- donijeti provedbeni akt o dostavljanju dokumentacije i izvještavanju između Pravobranilaštva i Odjela za finansije, te obveze izmirivati na vrijeme, prema rokovima dospijeća, kako bi se izbjegli dodatni sudski troškovi (troškovi izvršenja i zatezne kamate), kao i troškovi bankarske provizije, nastale po prinudnoj naplati.
Izvještaj o nadzoru uredskog poslovanja i distribuciji finansijskih dokumenata u:
Odjelu za ekonomiju, komunalne i inspekcijske poslove i Odjelu za urbanizam i građenje;
- Potrebno je držati predmete u omotima spisa (registratorima), odnosno u skladu sa Uredbom o kancelarijskom poslovanju organa uprave i službi za upravu u Federacije Bosne i Hercegovine („ Službene novine FBiH", br. 20/98),
- u budućem rješavanju predmeta, a kako bi se izbjegli navedeni nedostaci i propusti, potrebno je poštovati načela efikasnosti i ekonomičnosti postupka, koji su sastavni dio osnovnih načela Zakona o upravnom postupku,
- potrebno je da se izvještaji o upravnom rješavanju pravovremeno pripremaju i podnose, kako bi se u svakom momentu raspolagalo zvaničnom informacijom o zaprimljenim i riješenim predmetima,
- zbog velikog obima posla, te zahtjevnih predmeta, potrebno je što prije popuniti dva upražnjena radna mjesta za urbanističko- građevinskog inspektora,
- na nivou Odjela za ekonomiju, komunalne i inspekcijske poslove potrebno je poboljšati komunikaciju sa Odjelom za urbanizam i građenje, a u cilju sistemskog otklanjanja propusta i nedostataka koji otežavaju rad inspekcije,
- sva otpremljena rješenja potrebno je voditi kroz internu dostavnu knjigu, odnosno u skladu sa Uputstvu kancelarijskom poslovanju u Gradskoj upravi Grada Mostara br.02-02-1831/07 od 24.01.07. („Službeni glasnik Grada Mostara", br. 1/07),
- na nivou Odjela potrebno je organizovati posao na način da se angažiraju namještenici koji se trenutno nalaze na lokaciji "Podhum", na poslovima elektronskog unosa rješenja na osnovu komunalne naknade u finansijsku bazu podataka,
- na nivou Odjela potrebno je vršiti evidenciju potraživanja po obaveznicima komunalne naknade u cilju realnog iskazivanja financijskog položaja Grada Mostara, odnosno sukladno modificiranom nastanku događaja "prema kojem se prihodi evidentiraju u razdoblju u kojem postaju raspoloživi i mjerljivi "(Zakon o proračunima u Federaciji Bosne i Hercegovine-"Službene novine FBiH",br.19/06,76/08 i 5/09),
- nakon ažuriranja evidencije po obveznicima za komunalne naknade potrebno je što prije početi slati opomene da ne bi došlo do zastare potraživanja, a sve u cilju poboljšanja naplate potraživanja , odnosno poduzimati druge mjere prinudne naplate prema procjeni stanja,
- organizirati i koncipirati rad na način da se prvo uredi i pravilno organizira način rada na koji su aktivni predmeti posloženi, stavljeni u omote spisa, te objedinjuju svu potrebnu i traženu dokumentaciju od stranke, popis dokumenta unutar istih, a sve u cilju efikasnijeg i ekonomičnijeg rada, što bi rezultiralo u konačnici bržem rješavanju predmeta, poštivanje rokova propisanih Zakonom o upravnom postupku, kao i realnom iskazivanju prihoda Grada Mostara u vremenu kad su trebali biti mjerljivi i raspoloživi,
- način na koji se propisuju finansijske obaveze, te izrada rješenja koja sadrže sve bitne elemente, točni i potpuni žiro računi na koji se financijske obaveze imaju uplatiti - obavezno se trebaju potraživati uplatnice od stranaka, kao dokaz uplatama propisanih finansijskih obaveza, kopija uplatnice mora biti u spisu ili eventualno potvrda od Odjela za finansije i nekretnine,
- obavezan uredan kontakt sa strankom, u propisanoj pismenoj formi, te uredno i propisno vođenje službenih zabilješki,
izvršiti rekonstrukciju predmeta koji su zatraženi na uvid, a nisu dostavljeni Timu 1. do završetka nadzora , te pokrenuti disciplinski postupak protiv osoba-voditelja postupaka kojima su predmeti bili dodijeljeni, zbog teže povrede radne dužnosti prema Tabeli (sa stanica 17 i 18) i ocijeniti način rada voditelja postupaka, odnosno, njihovo nepoštivanje zakonskih rokova, neblagovremeno i nezakonito vođenje postupaka i eventualno utvrditi stepen njihove odgovornosti,
- ukoliko su predmeti proslijeđeni na rad nadležnim ministarstvima, po žalbama, zadržati kopiju bitnih dokumenata, te ostaviti trag predmeta, koji su proslijeđeni, a sve u cilju potpune evidencije zaprimljenih predmeta, mjestu gdje se predmeti nalaze u radu, i radi i izvještavanja o radu i informiranja stranaka u postupku,
- uspostaviti efikasniji kontakt sa Odjelom za finansije i nekretnine, kako bi se mogle pratiti uplate finansijskih obaveza, tj. potraživanja- odnosno uredno slanje rješenja na evidentiranje javnih prihoda- knjiženje,
- prilikom sačinjavanja zaključaka, voditi računa da su računi na koji se finansijske obaveze imaju uplatiti ispravni i sukladni Zakonu o građevinskom zemljištu i Zakonu o zaštiti i spašavanju ljudi i materijalnih dobara od prirodnih i drugih nesreća, te Zakonu o pripadnosti javnih prihoda, kao i Pravilniku o načinu uplate javnih prihoda budžeta i vanbudžetski fondova na teritoriji FBiH ,
- potrebno je usklađivati svake godine visinu rente, a prema zonama gdje se odnosno zemljište nalazi, sukladno zakonskim propisima koji reguliraju ovu vrstu javnog prihoda,
naknadu za uređenje zemljišta određivati prema stvarnim programima uređenja koje treba usvojiti Gradsko vijeće za cjelokupno područje Grada Mostara ( za tri Gradska područja nedostaju Programi uređenja), a na prijedlog nadziranog Odjela,
- uspostaviti interne kontrolne postupke, kojih u ovom Odjelu uopšte nema, kako u pogledu kontrole sadržaja predmeta, kolanju dokumentacije, izvještavanja i komuniciranja sa strankama, kontroliranja obračuna naknada i komunikacije sa Odjelom za finansije i nekretnine.
Izvještaj o nadzoru potraživanja od zakupnina poslovnih prostora Grada Mostara po raskinutim ugovorima od 5. mjeseca 2009.godine; (nadzirano razdoblje od 01.01.2008. do 31.08.2009.)
- što hitnije izvršiti usaglašavanje stanja salda radi kompletiranja sudskih postupaka, te od Odjela za finansije i nekretnine proslijediti sve relevantne dokaze potrebne u ovim postupcima,
- potrebno je poduzeti sve zakonom dopuštene mjere da bi se ova imovina koristila u cilju povećanja prohoda Grada Mostara,
donijeti odluke o početnoj visini zakupnine za poslovne prostore Grada Mostara, po važećim tržišnim cijenama,
- utvrditi kriterije za objavljivanje konkursa za izdavanje u zakup poslovnih prostora,
poštujući slijedeće propise: Zakon o privrednim društvima ("Službene novine FBiH" broj 23/99, 45/00, 02/02 , 06/02, 29/03,68/05, 91/07 i 84/08), Zakon o trgovini ("Službene novine FBiH" broj:64/04), Zakon o obrtu i srodnim djelatnostima ("Službene novine FBiH" broj:35/09), Zakon o ugostiteljskoj djelatnosti ("Službene novine FBiH" broj:32/09),
potrebno je preispitati naprijed navedena rješenja po službenoj dužnosti od strane nadležnog Odjela.
Izvještaj o nadzoru nad poslovanjem Zavoda za prostorno uređenje Grada Mostara;
- Izvještaj nije negativno ocijenjen
- potrebno je da se svi dokumenti o stručnim zvanjima i položenim ispitima upišu u radne knjižice, kod nadležnog organa,
- obzirom da postoji potreba za upošljavanjem novih uposlenika, potrebno je uposliti iste, a sve prema Privremenom Pravilniku o unutrašnjoj organizaciji, da bi se preuzeti poslovi iz djelatnosti Zavoda mogli kvalitetno i na vrijeme izvršavati,
- potrebno je da se sačine novi Ugovori o djelu, za razdoblje koje je već proteklo, a da se na poslove koji se obavljaju u kontinuitetu , prime uposlenici u stalni radni odnos, sukladno Pravilniku ( prvenstveno računovodstveno-finansijski poslovi ).
- potrebno je da Odjel za financije i nekretnine Grada Mostara sa imovinskog transakcijskog računa Gradskog područja Grad broj 610200009952783 izvrši povrat sredstava u iznosu od 300.000,00 KM na redovni transakcijski račun Grada Mostara broj 161200009950649,
- potrebno je ubrzati postupak uknjižbe poslovnog prostora požurnicom, a obzirom da se radi o proteku od dvije godine od datuma stjecanja stalnog sredstva.
- potrebno je da se prilikom obavljanja interne kontrole sačinjava izvještaje, datirano, obrazloženo, potpisano od strane svih učesnika u kontroli, sačinjeno u dovoljnom broju primjeraka i dostavljeno kontrolisanoj jedinici.
- potrebno je u Budžetu vršiti detaljniji raspored sredstava namijenjenih Zavodu za prostorno uređenje, odnosno jedan dio sredstava rasporediti i na konto izdaci za nabavku stalnih sredstava.
- prihodi Zavoda ostvareni iz Budžeta Grada Mostara u 2008. u iznosu od 320.000,00 KM, 2009. u iznosu od 370.000,00 KM i u ranijim godinama, a cijeneći osnovnu djelatnost „obavljanje stručnih i drugih poslova prostornog uređenja"- izrada dokumenata prostornog uređenja ( član 3. Odluke o osnivanju Zavoda za prostorno uređenje), trebaju biti razgraničeni na način , da se finansiraju iz Budžeta Grada Mostara, u skladu sa tačkom 3. člana 56. Statuta Grada Mostara.
- Iz prihoda Budžeta Grada Mostara ostvarenih po osnovu naknada za dodijeljeno zemljište, propisano je da se vrši finansiranje „ izrade prostorno-planske dokumentacije" .
- Sadašnje finansiranje rada Zavoda vrši se iz tekućih sredstava Budžeta Grada Mostara.
Na ovakav način, koji nije u skladu naprijed navedenim propisima, ne može se utvrditi vrijednost planskih dokumenata, kao stalne, nematerijalne imovine Grada Mostara.
Izvještaj o nadzoru nad utroškom budžetskih sredstava u Sportskom savezu Grada Mostara.
- Izvještaj nije negativno ocijenjen.
- Na osnovu člana 12. i član 36. Zakona o sportu, Savez treba podnijeti zahtjev Ministarstvu obrazovanja, nauke, kulture i sporta HNK za sticanje statusa udruženja od posebnog javnog interesa.
- potrebno je u cilju istinitog i fer iskazivanja podataka u finansijskim izvještajima, osigurati dosljednu primjenu računovodstvenih načela kod evidencije kapitalnih izdataka u finansijskim izvještajima o godišnjem izvršenju budžetu.
- smatramo da nije potrebno dostavljati Odjelu društvenih djelatnosti Grada Mostara pravdanje utrošenih sredstava u vidu kopija dokumentacije, čime se duplira arhivska dokumentacija. Po našem mišljenju, dovoljno je dostaviti ovjerenu i potpisanu specifikaciju utrošenih sredstava.
- naknade troškova zaposlenih isplaćivati samo za namjene utvrđene Pravilnikom o plaćama i drugim ličnim primanjima radnika Saveza,
- ne isplaćivati izvršiteljima angažiranim po osnovu ugovora o obavljanju privremenih i povremenih poslova naknade troškova zaposlenih (topli obrok i druge naknade), jer to nije u skladu sa Zakonom o radu („Službene novine FBiH", br. 43/99, 32/00 i 29/03),
- potrebno je naknade po osnovu vjerskih praznika i toplog obroka, izvršiteljima angažovanim po osnovu ugovora o obavljanju privremenih i povremenih poslova, tretirati kao primanja od tzv. drugih samostalnih djelatnosti, te u skladu s tim obračunati i isplatiti sve, zakonom propisane poreze i doprinose,
- ne ugovarati privremene i povremene poslove na periode, koji nisu u skladu sa Zakonom propisanim za takvu vrstu poslova,
- obzirom da je predsjednik Upravnog odbora Saveza u prijevremenoj mirovini, smatramo da je istu potrebno „zalediti", te zaključiti ugovor o radu sa Savezom, odnosno postupiti u skladu sa Zakonom o radu i Zakonom o porezu na dohodak,
- personalne dosjee upotpuniti sa nedostajućom dokumentacijom,
- knjigovodstvenu evidenciju voditi na osnovu knjigovodstvenih isprava, odnosno u skladu sa Zakonom o računovodstvu i reviziji u FBiH, te Uredbom o računovodstvu budžeta u FBiH.
Sportske programe potrebno je dostavljati Gradonačelniku i Gradskom vijeću Grada Mostara, da bi se ispoštovala procedura propisana članom 19. i 21. Zakona o sportu („Narodne novine HNK/Ž", br. 06/06).
- dodjelu grantova - sredstava za rad klubova potrebno je vršiti sukladno Pravilniku o usvajanju kriterija za raspodjelu sredstava za grant - sredstva za rad klubova,
- budući da korisnici ne poštuju zakonsku obavezu pravdanja utroška sredstava, preporučujemo da Savez obavijesti navedene korisnike, da im se neće izvršiti doznaka sredstava, dok ne opravdaju utrošak sredstava iz prethodnog razdoblja, o čemu će svaki mjesec o navedenom obavijestiti Odjel za finansije i nekretnine Grada Mostara,
- Odjel za finansije i nekretnine Grada Mostara treba putem internih kontrolnih postupaka razmotriti i usvojiti procedure o umanjivanju- obustavi dotacija-transfera iznosa sredstava za članove Saveza - sportske klubove, koji po ocjeni Odjela ne dostavljaju pravdanje utrošenih sredstava u razumnom roku.
- obzirom da je po članu 16. Zakona o sportu, prvi javni interes u oblasti sporta - interes sportskog odgoja i obrazovanja djece, potrebno je za ovu vrstu aktivnosti preispitati raspored utrošenih sredstava po prioritetima, te je ubuduće potrebno za ovu namjenu planirati i izdvojiti više sredstava iz gradskog Budžeta.
- ne vršiti preraspodjelu sredstava sa jedne budžetske stavke rashoda na drugu, jer to nije u skladu sa Zakonom o budžetima u FBiH,bez odobrenja - odluke Gradonačelnika, odnosno Gradskog vijeća, sukladno nadležnostima,
potrebno je osigurati dosljedno poštivanje Zakona o budžetima u FBiH u dijelu korištenja planiranih sredstava za izdatke samo do visine utvrđene u Budžetu,
ne stvarati obaveze, odnosno rashode u periodu kada Budžet nije donesen, jer to nije u skladu sa Zakonom o budžetu u FBiH,
- svi zakupodavci, na način kao što rade JP „Mosport" i „Hvidra", trebaju odrediti cijene zakupa sportskih dvorana, u cilju ispravnog obračuna vrijednosti zakupa, te u konačnici i racionalnijeg korištenja budžetskih sredstava,
- prilikom zaključivanja ugovora, potrebno je jasno naznačiti cijenu svih vrsta termina (dnevni i noćni termini različitog vremenskog trajanja, te različite vrste sportskih aktivnosti - treninzi i utakmice), te odrediti ukupnu vrijednost ugovora na osnovu obračuna: cijena x broj određenih termina,
- klubovi - korisnici sportskih dvorana, trebaju Savezu dostavljati, na mjesečnoj osnovi, spisak iskorištenih termina, s ciljem praćenja stvarnih troškova zakupa,
svi zakupodavci trebaju ispostavljati mjesečne račune na iznose, koji odgovaraju troškovima zakupa stvarno iskorištenih termina, te je na temelju tih računa potrebno vršiti plaćanje.
Izvještaj o nadzoru nad poslovanjem Službe civilne zaštite i vatrogastva Grada Mostara;
- Prema Zakonu o organizaciji organa uprave u Federaciji BiH, čl.34. stav 4.koji glasi:
" Zakonom, odnosno odlukom, kojima se vrši osnivanje upravnih organizacija( samostalne ili u sastavu organa uprave) MOŽE se utvrditi da upravna organizacija ima svojstvo pravnog lica..." Razvidno je da je Službi Odlukom GV, citiranom naprijed dano svojstvo pravnog lica, odnosno dat pravni subjektivitet, ali ne u cijelosti, što za posljedicu ima neriješen i neiskazan status Službe, koja jednim dijelom posluje kao samostalna ( poseban račun i pečat), a drugim dijelom je u potpunosti ovisna o Gradu Mostaru, posjeduje samo Odluku o osnivanju,
- ovu situaciju je potrebno što hitnije raščistiti u pravnom smislu, te se Gradsko Vijeće, kao osnivač iste, mora opredijeliti da li će Služba biti samostalna u cijelosti ili će poslovati u okviru tj. sastavu organa za upravu Grada Mostara, tj. da bi se ista trebala ugraditi u sastav gradske uprave Grada Mostara, što bi bilo preporučljivo, tako bi Služba imala status upravne organizacije pri Gradskoj upravi, pod istim uslovima koje imaju ostali gradske službe. Sve prednje svakako što hitnije, uskladiti sa Zakonom,
- da se unutrašnja organizacija i sistematizacija radnih mjesta Službe za civilnu zaštitu i vatrogastvo uredi u okviru Pravilnika o unutarnjoj organizaciji Gradske uprave Grada Mostara,
- da se pitanja plata i naknada državnih službenika i namještenika Službe regulira u okviru Pravilnika o platama i naknadama koji se primjenjuje na državne službenike i namještenike Gradske uprave Grada Mostara,
- nužno je što hitnije riješiti status Službe, te shodno tome usvojiti, odnosno usaglasiti sva normativno-pravna akta sa zakonom,
- kako bi se objektivno mogla sagledati problematika javnih skloništa, kao i prihoda, na ime istih, nužno je potrebno, prije svega uspostaviti kontakt između Službe i Uprave civilne zaštite i vatrogastva HNK Mostar, te adekvatno izvršiti raspodjelu skloništa na kantonalnom i općinskom nivou (dio skloništa bi bio vraćen u nadležnost lokalne samouprave, te bi bilo potrebno osiguranje preuzimanja skloništa koja pripadaju Gradu Mostaru) a sve u skladu sa Zakonom o zaštiti i spašavanju ljudi i materijalnih dobara od prirodnih i drugih nesreća („Služ.novine FBiH", 39/03 i 22/06), kao i da se o tome sačine odgovarajući pregledi u skladu sa propisanim procedurama,
- prihodi od naknada uplaćivati sukladno važećim zakonskim propisima i zatražiti od Skupštine HNK/Ž utvrđivanje omjera raspodjele, proporcionalno načinu na koji je izvršena raspodjela skloništa,
- potrebno je riješiti pravni status imovine, koja je u vlasništvu Službe, ili nad kojom Služba ima pravo raspolaganja,
izvršiti procjenu fer vrijednosti iste, kako bi imovina bila pravilno iskazana u poslovnim knjigama Službe, sukladno MRS-u 16.,
- usaglasiti sve radne odnose, tj. sva radno-pravna akta (Rješenja o zaposlenju) sa Zakonom o državnoj službi i Zakonom o namještenicima, te ukoliko se Služba ima smatrati upravnom organizacijom Grada Mostara, da se pitanja plata i naknada plata državnih službenika i namještenika Službe reguliraju i usuglase u skladu sa Pravilnikom o platama i naknadama koji se primjenjuje na državne službenike i namještenike Gradske uprave Grada Mostara,
u saradnji sa Gradskom upravom Grada Mostara, donijeti Pravilnik o sistemu internih kontrola u skladu sa Smjernicama za uspostavu i jačanje interne kontrole kod budžetskih korisnika,
- smatramo da nije potrebno dostavljati Odjelu za finansije i nekretnine Grada Mostara kopije računa, platnih lista, i ostale operativne dokumentacije radi pravdanja utrošenih sredstava, jer se samo povećava - duplira arhivska dokumentacija, jer Služba istom Odjelu redovno dostavlja mjesečne , periodične i završne izvještaje,
- potrebno je prihode i primitke evidentirati, odnosno priznavati prema računovodstvenom načelu modificiranog nastanka događaja (u razdoblju u kojem su prihodi i primici mjerljivi i raspoloživi), a u skladu sa Uredbom o računovodstvu budžeta u FBiH,
potrebno je u cilju istinitog i fer iskazivanja podataka u financijskim izvještajima, osigurati dosljednu primjenu računovodstvenih načela kod evidencije neporeznih prihoda u finansijskim izvještajima o godišnjem izvršenju proračuna,
- neophodno je izvršiti usklađivanje prihoda naplaćenih po osnovu naknada za osiguranja od prirodnih i drugih nesreća sa evidencijama Odjela za finansije i nekretnine,
- potrebno je u Pravilniku o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mjesta utvrditi vrstu poslova i broj izvršilaca koji mogu ostvarivati poseban dodatak na platu od 20%,
potrebno je osigurati dosljedno poštivanje Zakona o budžetima u FBiH u dijelu korištenja planiranih sredstava za izdatke samo do visine utvrđene u posebnom dijelu budžeta Službe,
- potrebno je u cilju istinitog i fer iskazivanja podataka u finansijskim izvještajima, osigurati dosljednu primjenu računovodstvenih načela kod evidencije kapitalnih izdataka u finansijskim izvještajima o godišnjem izvršenju budžetima,
potrebno je da na prijedlog Službe, Grad Mostar donese Plan zaštite i spašavanja od prirodnih i drugih nesreća,
- potrebno je da Služba civilne zaštite i vatrogastva, nakon donesenog plana zaštite i spašavanja od prirodnih i drugih nesreća, na osnovu planske projekcije budžeta, donese godišnji plan korištenja sredstava za zaštitu i spašavanje, uz pribavljeno mišljenje Odsjeka civilne zaštite, kako bi sredstva po osnovu naknada od prirodnih i drugih nesreća bila operativna,
- potrebno je sva sredstva uplaćena na račun koji je namijenjen za izgradnju i održavanje javnih skloništa VRATITI na račun javnih prihoda županijskog proračuna, a sve u skladu sa Pravilnikom o načinu uplate javnih prihoda budžeta i vanbudžetskih fondova na teritoriji FBiH i zahtijevati raspodjelu navedenog prihoda, jer se ova sredstva nezakonito uplaćuju i drže deponirana u ovoj Službi, i kao takva ne služe namjeni za koju je propisana da se utroše,
potrebno je postojeći Pravilnik o nabavci roba, vršenju usluga i ustupanju radova uskladiti sa Zakonom o izmjenama zakona o javnim nabavkama, usvojenom u 2009.godini („SG BiH", br. 12/09),
- nabavke roba i usluga vršiti samo kod onih ponuđača koji su odabrani u postupcima nabavki,
- potrebno je vršiti planiranje nabavki na način da ne dolazi do prekoračenja troškova u odnosu na ugovorene iznose nabavki,
potrebno je vršiti knjigovodstveno evidentiranje svih potencijalnih obveza i potraživanja na bilansnoj ili vanbilansnoj evidenciji, u ovisnosti od izvjesnosti događaja, pratiti mogući ishod sudskih sporova kao i prezentiranje istih u računovodstvenim izvještajima i zabilješkama, kao i na pomoćnim obrascima u skladu sa Pravilnikom o finansijskom izvještavanju i godišnjem obračunu proračuna u FBiH,
- izvršiti procjenjivanje ovih rashoda i rezervisati sredstva za izmirenje ovih obaveza , jer su rashodi podcijenjeni za iznos od 854.330,92 KM koliko iznose tužbeni zahtjevi do dana obavljanja ovog nadzora.
Izvješće o evidenciji kapitalnih sredstava gradskih područja (sva gradska područja i Grad Mostar)
- prema članu 77. stav 2. Poslovnika Gradskog vijeća Grada Mostara Komisija za gradska područja je u obavezi donijeti Poslovnik o radu, koji mora biti u skladu sa Poslovnikom Gradskog vijeća Grada Mostara,
- komunikacija između Stručne službe Gradskog vijeća Grada Mostara i Odjela za urbanizam i građenje mora biti u pismenom obliku.(Naime, prilikom sastanaka sa stručnim savjetnicima, konstatirano je da se ta komunikacija obavlja uglavnom telefonskim putem.),
- sve odluke donesene u periodu od 01.04.2009.godine do 29.07.2009. te one u periodu od 01.10.do 24.12.2009.godine, nisu sukladne sa zakonskom procedurom, odnosno, iste su donesene u suprotnosti sa Zakonom o proračunu FBiH. preciznije u suprotnosti su sa čl. 21.stav. 4. i stav. 8, koji glase: Čl.21.st.4 „Proračunski korisnici ne mogu započeti nove ili proširene programe i aktivnosti dok se ne odobri proračun", Čl.21.st. 8: „Ukoliko se budžet ne usvoji do 31.03., nakon toga se neće realizirati rashodi u bilo koju svrhu, osim otplate zajmova, sve dok se proračun ne usvoji."
- potrebno je otvoriti još jedan imovinski račun radi evidentiranja uplata sa Gradskih područja - 20 % od raspodjele, ili analitičku evidenciju uz sintetičke kartice, radi boljeg i efikasnijeg praćenja stanja na imovinskim računima Grada, i utvrđivanja izvora ovih prihoda, a radi obveze propisane u tački 4.člana 56. Statuta Grada Mostara,
- potrebno je da finansijska evidencija bude uspostavljena na način da pruža sve podatke potrebne za interno i eksterno izvještavanje, a u skladu sa Zakonom o računovodstvu i reviziji u FBiH („Službene novine FBiH", br. 83/09) i Uredbom o računovodstvu budžeta u Federaciji Bosne i Hercegovine („Službene novine FBiH", br. 10/07),
- potrebno je da Odjel za finansije i nekretnine i Odjel za urbanizam i građenje dostavljaju ažurno sva pravosnažna rješenja, kojima se određuje obaveza plaćanja svih naknada po osnovu dodijeljenog zemljišta,
- potrebno je da se sva potraživanja po osnovu dodijeljenog zemljišta, za koja se pretpostavlja da će nastati ili koja odmah ne rezultiraju obavezom plaćanja do izdavanja odobrenja za građenje, knjiže na vanbilansnoj evidenciji kao potencijalni prihod , kako ne bi dolazilo do nerealnog iskazivanja potraživanja po ovom osnovu,
- potrebno je da Služba za inspekcijske poslove utvrdi, da li su lica, kojima je izdana urbanistička saglasnost počela sa gradnjom objekata bez zatraženog odobrenja za građenje,
potrebno je izvršiti otpis svih zastarjelih potraživanja po osnovu dodijeljenog zemljišta, a u skladu sa MRS-om 18 - Prihodi i članom 2. Zakona o budžetima u FBiH („Službene novine FBiH", br.19/06, 76/08 i 5/09), odnosno u skladu sa modificiranim računovodstvenim nastankom događaja, „prema kojem se prihodi evidentiraju u razdoblju u kojem postaju raspoloživi i mjerljivi",
- u finansijskoj evidenciji naplaćenih prihoda po osnovu dodijeljenog gradskog građevinskog zemljišta, potrebno je razdvojiti, po dodatnoj analitici, naplaćene prihode po osnovu dodijeljenog zemljišta i naplaćene prihode po osnovu rente.
- investicije u kapitalne projekte potrebno je vršiti u skladu sa Zakonom o budžetima u FBiH („Službene novine FBiH", br.19/06, 76/08 i 5/09), odnosno za period u kojem nije usvojen budžet, ne mogu se započinjati nove investicije, nego samo nastavljati investicije odobrene budžetima iz prethodnih godina,
- sva kapitalna ulaganja u gradsku infrastrukturu i objekte potrebno je evidentirati kao povećanje vrijednost stalnih sredstava ustanova ili kao osnivački ulog u javnim preduzećima, odnosno ustanovama, kada se tim sredstvima obavlja djelatnost koja je dodijeljena tim pravnim subjektima od strane Gradskog vijeća,
- potrebno je za svaki kapitalni projekt (kapitalnu investiciju), odnosno stalno sredstvo voditi pojedinačne kartice, na kojima bi bili objedinjeni svi troškovi koji se odnose na određenu investiciju, odnosno nabavnu vrijednost stalnog sredstva, a u skladu sa MRS-om br. 16, te Računovodstvenim politikama za federalne budžetske korisnike i trezor („Službene novine FBiH", br. 41/08).
- potrebno je da Komsije za šest Gradskih područja, odnosno Gradsko vijeće za Gradsko područje Grad donesu plan nabavki za kapitalne investicije za svaku poslovnu godinu (na njenom početku ili krajem prethodne godine za narednu) u skladu sa Zakonom o budžetima u FBiH („Službene novine FBiH", br.19/06, 76/08 i 5/09) i usvojenim iznosima iz Budžeta Grada Mostara, u skladu sa Zakonom o javnim nabavkama BiH,
- Odjel za urbanizam i građenje treba dostavljati svu relevantnu dokumentaciju vezanu za provedene javne nabavke za kapitalne investicije po Gradskim područjima u Odjel za financije i nekretnine,
- potrebno je kod zaključenja okvirnih sporazuma poštovati odredbe Zakona o javnim nabavkama BiH u pogledu određivanja okvirnog iznosa potrebnih sredstava, količine robe (ukoliko se radi o nabavci roba) ili usluga.
- javne nabavke pokrenute po Odlukama Komisija Gradskih područja iz 2009.godine, a koje su okončane, nisu u skladu sa zakonskom regulativom. Obzirom da je Budžet Grada Mostara usvojen-proglašen dana 23.12.2009.godine, sve obaveze stvorene prije tog datuma, stvorile su finansijske obaveze kapitalnih izdataka koje se, u vrijeme u koje nema proračuna, ne smiju stvarati, a sve u skladu sa Zakonom o proračunima FBiH. Dakle samo obaveze stvorene po Odlukama nakon 23.12.2009.godine su u skladu sa zakonskom regulativom, što se odnosi na nove kapitalne investicije.
Ako budžet nije usvojen do 31.03. tekuće godine, mogu se plaćati samo obaveze po zajmovima, a nikako se ne može investirati u nove kapitalne projekte.
- prema Zakonu o javnim nabavkama BiH, član 6.stav 5.(„Službeni glasnik BiH", br. 49/04, 19/05, 52/05, 8/06, 24/06 i 70/06) kao i član 55.Zakona o porezu na dodatnu vrijednost( „Službeni glasnik BiH" br.9/05 i 35/05), u svakom Ugovoru po javnim nabavkama, iznosi na ime poreza na dodanu vrijednost moraju biti odvojeni od iznosa ugovora, što nije slučaj, u postupcima, provedenim po Javnim nabavkama, koje su bile predmet nadzora.
Izvještaj o nadzoru poslovanja ustanova: Gradska ljekarna Mostar i Apoteka Stari Grad Mostar. (za 2008.)
- da se potpiše Ugovor o pružanju finansijskih usluga između Apoteke Stari grad Mostar i računovođe Seada Kajtaza, u kojem će se točno navesti obim poslova koje će računovođa obavljati, odnosno koji je isti obavljao u posljednje vrijeme,
- da se upotpune personalni dosjei zaposlenih, a posebno u Ustanovi Apoteke Stari Grad ,
- da se upotpune, odnosno, da se akti zakonito verifikuju,
- da se preispita broj zaposlenih, odnosno izvrši procjena racionalizacije broja zaposlenih,
- da se odmah i u potpunosti provede „Odluka o spajanju ustanova Ljekarna-Apoteka u jednu ustanovu" (broj Odluke 01-02-288/2005) koja je stupila na snagu danom donošenja i to 12.03.2005.godine,
- da se imenuju organi rukovođenja u Ustanovi (direktor i zamjenik-pomoćnik) na način određen Statutom,
- da se objedini materijalno-finansijsko poslovanje Ustanove, izvrši popis imovine i obveza na dan statusne promjene,
- donesu Pravilnici: o radu, računovodstvenim politikama, finansijskom poslovanju, naknadama koje nemaju karakter plaće,
- da se usvoje i ostali akti koji su potrebni za zakoniti rad i funkcionisanje Ustanove,
- da se utvrdi odgovornost osoba koje nisu izvršile odluke Gradskog vijeća Grada Mostara, kao i akte Gradonačelnika, od 2005 godine , do danas,
- za poslovni prostor u Ulici Dr.Ante Starčevića broj 13 i u Ulici Stjepana Radića br.76 potrebno je ishoditi novi zemljišno-knjižni izvadak sa upisanim pravom vlasništva na ime državne svojine, te isti knjigovodstveno evidentirati u stalna sredstva,
- izvršiti procjenu i knjigovodstveno evidentiranje stalnih sredstava po MRS-u 16, pri čemu je potrebno zemljište odvojeno evidentirati od građevinskih objekata,
- amortizaciju stalnih sredstava potrebno je obračunavati sukladno Zakonu o porezu na dobit (Službene novine FBiH 14/08) i Pravilnikom o primjeni Zakona o porezu na dobit (Službene novine FBiH 36/08 i 79/08), odnosno urediti u Računovodstvenim politikama Ustanove,
- izvršiti procjenu i knjigovodstveno evidentiranje stalnih sredstava po MRS -u 16, pri čemu je potrebno zemljište odvojeno evidentirati od građevinskih objekata, kako bi se realno i objektivno prikazao finansijski položaj Ustanove,
- ishoditi upis prava vlasništva poslovnog prostora, odnosno njegovu legalizaciju,
amortizaciju stalnih sredstava potrebno je obračunavati u skladu sa Zakonom o porezu na dobit (Službene novine FBiH 14/08) i Pravilnikom o primjeni Zakona o porezu na dobit (Službene novine FBiH 36/08 i 79/08),
- da se donese odluka o godišnjem popisu, te da se popisne liste u cijelosti obračunaju, tj. da se financijski iskažu stanja po prodajnim mjestima u skladu sa Međunarodnim računovodstvenom standardu 2,
- da se donese odluka o godišnjem popisu, kojom se imenuje komisija za popis, vrijeme popisa, način iskazivanja i usklađivanja sa evidencijom, te elaborat o popisu,i finansijski iskažu stanja na popisnim listama za svako prodajno mjesto, sukladno Međunarodnom računovodstvenom standardu 2,
- da se intenziviraju aktivnosti oko naplate potraživanja,
- da se izvršava popis potraživanja na datum sastavljanja finansijskih izvještaja, u skladu sa Međunarodnom računovodstvenom standardu 18,
- kao što je navedeno u preporukama koje se odnose na potraživanja, potrebno je poduzeti mjere na povećanju naplate, te naplaćena sredstva usmjeriti na izmirenje obaveza,
- da se obveze izmiruju u skladu sa prioritetima i zakonskim rokovima,
- da se izvrši rezervisanje sredstava na ime troškova koji će nastati po sudskom sporu,
- da se izvrši korekcija finansijskih izvještaja odnosno Priloga 2 „Bilansa uspjeha za period 01.01.-31.12.2008. godine" u dijelu koji se odnosi na prihode, odnosno da se iznos 1.632.265,00 KM pravilno evidentira na konto 602 - Prihodi od prodaje robe (AOP 354) umjesto na kontu 600-Prihodi od prodaje proizvoda (AOP 352),
- da se izvrši korekcija finansijskih izvještaja i pravilno prikaže finansijski rezultat (gubitak), za iznos pogrešno prikazanih troškova nabavne vrijednosti prodate robe za iznos od 13.471,00 KM - gubitak, jer su troškovi podcijenjeni u Bilansi uspjeha, u odnosu na Bilansu stanja na dan 31.12.2008. godine,
- racionalizacija troškova zaposlenih uzimajući u obzir broj zaposlenih za što je potrebno izvršiti procjenjivanje o broju uposlenih u pratećim poslovima (računovodstvo, ostali uposleni),
- da se racionaliziraju troškovi zakupnine koji se plaćaju RMC-u, ispitati vlasništvo zakupljenih prostora i opravdanosti plaćanja zakupnine,
- donijeti i usvojiti Pravilnik o radu za jedinstvenu Ustanovu u skladu sa Odlukama Gradskog Vijeća Grada Mostara,
- sačiniti Ugovore o radu, odnosno anekse ugovora sukladno Zakonu o porezu na dohodak , koji će sadržavati sve elemente zakonom propisane, inače će se u protivnom isplate cijeniti kao nezakonite, jer nisu uređene tj. određene unutarnjim aktima,
- racionalisati broj radnika po smjenama ,odnosno procijeniti je li nužno imati trenutni raspored po smjenama u svim organizacionim jedinicama,
- raspisati novi konkurs za izbor diorektora i zamjenika-pomoćnika, da se shodno tome isti imenuju na zakonom dopušteni mandatni rok,
- izvršiti rezerviranja obaveza prema radnicima za ispate troškova koji su propisani, radi izbjegavanja budućih potencijalnih rizika,
- procijeniti najnužnije potrebe raspoređivanja radnika po smjenama, odnosno utvrditi je li nužno imati trenutni raspored po smjenama u svim organizacionim jedinicama.
Od svih nadziranih subjekata se traži da dostave sve relevantne podatke i dokumente o mjerama koje su poduzeli radi realizacije preporuka iz izvještaja kojima se otklanjaju uočene nepravilnosti i poboljšava stanje, u roku ne dužem od 30 dana.
Također, u navedenom izvještaju treba obuhvatiti i pozitivne efekte podzetih mjera i postupaka.
